Как работать с почтой в Битрикс24

Для начала работы с почтой перейдите в раздел Почта ваш адрес.bitrix24.ru/mail/ Интерфейс написания писем похож на интерфейс в любом привычном почтовом клиенте.

Фильтруем и сортируем почту

Поставьте галочку в чекбокс (1), чтобы верхнее меню стало активным. Здесь можно пометить письмо как непрочитанное, спам, переместить в папку или удалить (2). Такие же действия доступны, если нажать на кнопку рядом с отправителем письма (3).

Вверху показано количество непрочитанных писем в почте.

Сохраняйте письма в CRM, добавляйте в задачи, встречи, обсуждайте в чате или ленте новостей.

Когда на основании письма создается задача или новость, название элемента подкрашивается цветом

Например, вам пришло письмо партнера. Создайте задачу по этому письму, чтобы не забыть ответить, или соберите чат по теме, чтобы быстро обсудить вопрос с коллегами.

Пример задачи, созданной на основании письма Фильтруйте почту, чтобы быстро находить нужные письма.

Используйте стандартные фильтры, например, дату или статус. Фильтруйте письма по привязке к разделам Задачи, CRM, Лента новостей.

Обмен письмами между почтовыми агентами происходит автоматически.

Можно проверять почту принудительно, если нажать кнопку синхронизации.

Частота обмена письмами зависит от активности пользователя в Битрикс24. Активностью считается открытая вкладка браузера, десктоп- или мобильного приложения и работа в них. Если вкладка браузера Битрикс24 свернута, то почта обновляться не будет.

Синхронизация писем

Синхронизация почты проводится: 

• 1 раз в 10 минут, если у владельца почтового ящика открыт портал и ведется активная работа на нем. 
• 1 раз в 10 минут, если включена опция Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам и на этот портал заходит любой пользователь. 
• 1 раз в 24 часа, если выключена опция Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам и на этот портал заходит любой пользователь. Сразу при переходе в почтовый ящик любым пользователем.

Почта не синхронизируется, если в Битрикс24 никто не заходит.

Как работать с почтой в CRM: отправлять и получать письма прямо в карточке клиента?

Пишем клиентам из карточки CRM.

Откройте карточку CRM и в таймлайне нажмите Письмо.

Напишите тему и текст письма. Если нужно добавьте e-mail для отправки копии, прикрепите файл к письму.

Вне зависимости от того, откуда вы пишете письмо, из CRM, Почты или раздела Маркетинг, оно может уйти с задержкой. Обычно это не более 40 минут.

Для исходящих есть ограничение на размер прикрепленных файлов: не больше 14,3 Мб. Если письмо не отправляется, убедитесь, что не вложили в него слишком большой документ.

Шаблоны писем

Для однотипных писем используйте шаблоны.

Если вы часто отправляете однотипные письма клиентам, например с реквизитами компании или приглашениями на мероприятия, используйте шаблоны.

Чтобы отправить одинаковые письма нескольким клиентам, используйте кнопку Написать письмо. В таком случае ответы клиентов на эти письма будут крепиться в отдельные карточки CRM карточки клиентов.

Если отправлять письма через кнопки Переслать или Ответить, Битрикс24 будет крепить письма в одну карточку, из которой было отправлено первое письмо. Ответы клиентов тоже будут привязываться к этой карточке. Это будет происходить независимо от того, откуда были отправлены письма из почты Битрикс24 или с почтового клиента.

Принимайте входящие письма в карточке CRM

Если при подключении ящика вы включили опцию Интеграция с CRM, то входящие письма автоматически попадут в карточку клиента.

Открывайте входящие письма из таймлайна карточки CRM. На каждое входящее письмо автоматически создается Дело, так вы не пропустите сообщение от клиента. Дело выделено желтым цветом. Чтобы закрыть Дело, отметьте его как выполненное или запланируйте новое.

В Битрикс24 появилась возможность перелистывать письма в карточке CRM. Вы можете быстро переключаться между цепочками писем, не выходя из карточки письма. Перелистывание работает в любом элементе CRM, где есть таймлайн: сделки, лиды, контакты, компании, счета, предложения.

Перейдите в CRM > Сделки. Выберите сделку, в которой хотите посмотреть переписку с клиентом.

В таймлайне карточки CRM выберите любое письмо и нажмите Открыть.

Вверху справа вы увидите стрелки, с помощью которых можно перелистывать письма, не выходя из карточки письма.

Перелистывание писем в таймлайне элементов CRM хронологическое и не зависит от фильтров в конкретных письмах. Разберем на примере:

1. Переписка с клиентом длилась до 31 октября — это одна цепочка писем. 

2. Со 2 по 6 ноября переписка продолжилась по другой теме это вторая цепочка писем. 

3. Клиент написал снова 8 ноября и вернулся к первому вопросу — его письмо попадет в первую цепочку.

Первая цепочка писем будет такой: начало переписки > 31 октября > 8 ноября. Вторая цепочка писем: 2 ноября > 6 ноября. В таймлайне верхней цепочкой писем станет первая, потому что в ней есть последнее по дате письмо.

Благодаря этому вы будете видеть, как и когда шло обсуждение по конкретному вопросу. Перелистывание писем работает и в обычной почте. В ней можно перелистывать письма от самого нового к самому старому.

Заказывайте услугу Подключение и настройка электронной почты через чат у наших специалистов!