Документооборот в Битрикс24

Мы покажем самый легкий способ организовать несложный документооборот в вашей компании на платформе Битрикс24.

Хранение документов в Битрикс24

Для начала посмотрим, где лучше всего организовать хранение документов в системе. Например, на общем диске в специально созданных папках: договора, приказы, акты и тому подобное.

Используйте приложение Мои документы для Битрикс24, которое само будет распределять загруженные файлы по данным папкам и дополнительно вести нумерацию документов и ассоциировать их с вашими клиентами из CRM.

Статусы документов

Приложение Мои документы позволяет настраивать типы статусов документов для каждого вида. Для договоров статусы могут быть такими:

• Новый
• На согласовании
• На подписании
• Подписан
• Архив

А для входящих документов такими:

• Новое
• В обработке
• Обработано

Самый простой вариант документооборота – это просто установка статусов в документах, но мы покажем более правильный и эффективный вариант согласования документа.

Допустим, нам нужно согласовать договор, согласование которого будет не через статусы документа, а с помощью смарт-процесса.

Смарт-процессы согласования документов

Смарт-процесс в Битрикс24 - это пошаговые регламентированные этапы с возможностью настройки точек контроля с помощью роботов.

Наш смарт-процесс будет содержать этапы:

• Создание
• Проверка
• Согласование
• Отправка
• Подписание

На каждом этапе с помощью роботов мы будем менять ответственных сотрудников, которым будет приходить уведомление о смарт-процессе, а, значит, о необходимости выполнить те или иные действия с документом.

Также мы настроим уведомления по следующим условиям:

• Процесс висит на этапе проверки более 24 часов
• Этап отправки длится более 12 часов
• Смарт-процесс успешно завершен

Далее переходим к живой демонстрации.

Демонстрация согласования документа

1. Создаем смарт-процесс Согласование договора и переходим на вкладку Мои документы. Загружаем файл, предварительно указав его тип.
   Обратите внимание, документ автоматически сохранился в нужную папку на общем диске.

2. Переводим процесс на следующий шаг и ответственный за его проверку получает уведомление: Вам необходимо проверить договор перед согласованием! 

3. По прошествии 24 часов владельцу (или инициатору) смарт-процесса приходит напоминание: Процедура проверки договора длится более 24 часов!

4. Смарт-процесс доходит до финальной стадии, что означает, что наш документ подписан и отправлен, а приложение Мои документы автоматически устанавливает статус документа в значение Подписан.

Это означает, что в любой момент времени в будущем любой пользователь, который получит данный документ будет знать, что он подписан. Этот документ можно найти на вкладке Мои документы в карточке Компания. Визуально статус выделяется цветом.

Выводы

Давайте еще раз посмотрим какие действия делали пользователи:

1. Создали смарт-процесс и загрузили в него файл с документом.

2. Смарт-процесс провел документ через всех ответственных сотрудников и при зависании на том или ином этапе всегда напоминал о задержке автору.

3. После успешного завершения смарт-процесса автоматически присвоился статус завершение документа.

Файл с документом прикреплен к карточке Клиента и пользователи сразу видят в каком он состоянии.

Используйте приложение Мои документы и настраивайте смарт-процессы для легкого и эффективного документооборота в вашей компании.