Кейс автоматизации контроля обращений в Битрикс24

Проблема

В клиентский отдел компании ежедневно поступает большое количество лидов: заявки с сайта, вопросы из социальных сетей, обращения на электронную почту, телефонные звонки. Компания декларирует высокий уровень клиентского сервиса и быструю реакцию на любое сообщение.

Стандартные механизмы распределения лидов решают только часть задачи: лид автоматически назначается на свободного менеджера. Однако возникает системная проблема — «зависшие» лиды, которые:

• не взяты в работу в течение длительного времени;
• застревают на определённой стадии (например, «Подготовка ответа», «Уточнение деталей»);
• не двигаются по воронке и создают риски снижения NPS и репутации компании.

Видео: как автоматизировать контроль обращений в Битрикс24

Пример 1: Сервисная компания по ремонту бытовой техники

В сезон пиковых нагрузок менеджеры получают 150–200 обращений в день. Умное распределение работает, но часть лидов оказывается непринята в работу из-за перегруженности сотрудников. Клиенты начинают негативно отзываться о том, что “заявка оставлена утром — ответа нет до сих пор”.

Пример 2: Агентство недвижимости

Клиенты активно пишут в мессенджеры и через сайт. Заявки требуют быстрой реакции — иначе клиент уходит к конкурентам. Из-за человеческого фактора часть лидов зависает на стадиях “Подготовка предложения” или “Запрос документов”. Руководитель видит проблему только в конце недели, когда уже поздно влиять на ситуацию.

Какие инструменты есть в Битрикс24

Для задач контроля и автоматизации обработки обращений в Битрикс24 применяются:

Роботы

• Контроль времени нахождения лида на стадии
• Изменение ответственного
• Отправка уведомлений менеджерам и руководителям
• Автоматическая установка признаков («флагов») и свойств
• Создание задач
• Автоматическая отправка писем и сообщений клиентам
  

Триггеры

• Любые внешние события, которые CRM может отслеживать.

Совместное использование роботов и триггеров позволяет выстроить динамическую систему контроля: если лид задерживается, система реагирует сама, без участия человеческого фактора.

Сценарий автоматизации, который мы внедряем клиентам

Основа сценария — регламент обработки обращений. Он определяет целевые сроки реакции на каждую стадию воронки.

Пример регламента обработки обращений

1. Взять лид в работу — не более 15 минут
2. Подготовить первичный ответ — не более 1 часа
3. Уточнение деталей — до 30 минут
4. Предоставление коммерческого предложения — до 2 часов
5. Контроль отсутствия прогресса — каждые 60 минут

На основе регламента настраивается система роботов, которая автоматически контролирует условия и реагирует на отклонения.

Алгоритмы автоматизации проверки и формирования уведомлений

Сценарий 1. Лид не взят в работу в течение 15 минут

1. Система запускает таймер после назначения ответственного.
2. Через 15 минут проверяется статус лида.
3. Если он всё ещё в статусе “Новый”, запускается вторая итерация — смена ответственного на другого свободного менеджера.
4. Если спустя ещё 15 минут лид остаётся необработанным, третья итерация не выполняется — вместо этого отправляется уведомление руководителю отдела и формируется задача “Проблемный лид”.
   

Сценарий 2. Лид находится на стадии «Подготовка ответа» более 1 часа

1. Через 60 минут система помечает лид признаком «Задержка ответа».
2. Эти лиды автоматически попадают в отчёт руководителю клиентского отдела.
3. Если стадия не изменена в течение следующих 2 часов:

• Клиенту отправляется автоматическое вежливое уведомление о задержке и технических работ.
• Менеджеру формируется задача “Критическая задержка ответа”.

Сценарий 3. Лид переводится на стадию "Критично"

Это означает, что запрос вышел за рамки полномочий рядового сотрудника и требуется вмешательство более компетентных сотрудников.

1. Сохранение текущего ответственного для сценария "вернуть ответственному"
2. Итерация выбора ответственного по алгоритму, аналогичному алгоритму "умное распределение лидов", но с другой выборкой сотрудников.
3. Отправка уведомлению руководителю отдела, что лид эскалирован руководителям.

Важно: после того, как компетентный сотрудник отработал свою часть обращения, он переводится на стадию "Обработка обращения", которая проверяет, нужно ли сменить ответственного и меняет его на ранее сохранённого сотрудника.

Сценарий 4. Лид переведен на стадию "Подготовка документа"

Это означает, что диалог с клиентом дошел до стадии, когда нужно составить официальный ответ. В нашем кейсе - это ответ юриста.

1. Создаётся задача для юриста "Подготовить ответ", со сроком + 24 часа.
2. Робот контролирует срок нахождения на данном этапе и при нарушении регламента отправляет уведомление генеральному директору.
   

Сценарий 5. Конвертация в контакт.

Если сотрудник довёл лид до стадии "Отправлен ответ" и в лиде не было событий более 48 часов, то лид переводится в стадию "Конвертация". Лиды в данной стадии обрабатывают ответственные менеджеры, которые следят, чтобы все контакты и значимая информация попала в карточке контакта, в которую конвертируется данный Лид.

Заказывайте автоматизацию в нашей компании

Автоматизация контроля обращений в Битрикс24 позволяет:

• исключить человеческий фактор и полностью устранить «зависшие» лиды;
• обеспечить выполнение SLA и регламентов обработки клиентов;
• повысить скорость реакции и качество сервиса;
• предоставить руководителю прозрачную аналитику по задержкам и предупреждать о рисках;
• увеличить конверсию из обращения в сделку.

Наша компания внедряет комплексные сценарии автоматизации, адаптированные под регламенты конкретного бизнеса. Мы полностью берём на себя анализ текущих процессов, разработку и настройку роботов, тестирование и обучение сотрудников.

Если вы хотите обеспечить предсказуемый клиентский сервис и исключить потерю обращений — мы поможем выстроить надёжную систему контроля в Битрикс24 и сделать ваш сервис действительно лучшим на рынке.