Задачи для внешних заказчиков: Эффективная работа в Битрикс24 Коллабах

Коллабы — это специализированные пространства в Битрикс24, созданные для совместной работы с внешними командами, подрядчиками или клиентами. Коллабы пришли на смену устаревшему функционалу Экстранет-групп. Они объединяют все необходимые инструменты в одном месте: чаты, файлы, задачи и календарь.

1. Как создать коллабу, что нужно предусмотреть предварительно?

Коллаба — это удобный и безопасный способ выстроить всю работу с подрядчиками и клиентами. Создать такое пространство может любой сотрудник: руководитель компании, отдела или руководитель проекта.

Процесс создания коллабы:

1. Перейдите в раздел Мессенджер и выберите вкладку Чаты.
2. Нажмите на значок создания нового чата и выберите пункт Коллаба.
3. Заполните название и описание коллабы, добавьте изображение.
4. Настройте права доступа.

Предварительные условия и настройки прав доступа:

• Настройка прав доступа может быть произведена как при создании коллабы, так и позже в настройках.
• Настраивать права доступа может только владелец коллабы.
• Права делятся на два блока: Управление коллабой (кто может приглашать участников и писать в чат) и Задачи коллабы (кто может просматривать, создавать, изменять или удалять задачи).
• Чтобы контролировать состав команды и избегать случайных приглашений, можно оставить право приглашать участников только у владельца и модераторов.
• Важное ограничение: Настроить права доступа к файлам, календарю и задачам через мобильное приложение нельзя; для этого нужно открыть Битрикс24 на компьютере (веб-версия).
• Для коробочной версии Битрикс24 (On-premise): Чтобы иметь возможность создавать коллабы, администратору необходимо предварительно настроить модуль Экстранет.

2. Как добавить своих сотрудников?

Для организации совместной работы нужно объединить внутренних сотрудников и внешних гостей.

1. Приглашение в чате: Добавьте сотрудника в чат, и он автоматически станет участником коллабы.
2. Действия: В чате коллабы нажмите на иконку Добавить (+) и перейдите во вкладку Сотрудники.
3. Выберите необходимых внутренних работников из списка и нажмите Добавить.

3. Как добавить представителей заказчиков?

Представители заказчиков и внешние подрядчики в коллабах называются гостями.

Ключевое отличие (и преимущество): Гости не входят в общее число пользователей, лимитированное вашим тарифным планом Битрикс24 (в отличие от старых экстранет-пользователей). Вы можете пригласить любое количество гостей.

Способы приглашения гостя (представителя заказчика):

Пригласить гостя можно, нажав в чате коллабы Добавить (+) и выбрав вкладку Гости:

• По e-mail: Введите email-адрес, и гостю придет письмо со ссылкой-приглашением.
• По номеру телефона (СМС): Введите номер телефона, и гостю придет СМС со ссылкой в коллабу.
• По ссылке: Скопируйте ссылку и отправьте ее через мессенджер или по электронной почте.
• По QR-коду: Доступно через мобильное приложение Битрикс24.

Примечание: Для приглашения сторонних пользователей необходимо убедиться, что в настройках активирована опция Разрешить приглашать внешних пользователей в коллабы.

4. Какие права у представителя заказчика?

Права доступа гостя строго ограничены, что обеспечивает безопасность корпоративных данных.

Ограниченный доступ:

• Гость имеет доступ только к инструментам той коллабы, в которую он приглашен: чатам, задачам, файлам и календарю.
• Внешний пользователь не может увидеть вашу внутреннюю документацию или других сотрудников компании, которые не состоят в этой же коллабе.
• Если у клиента (гостя) нет Битрикс24, он может использовать мобильное приложение Битрикс24 на время проекта.
• Гости не имеют доступа к таким внутренним разделам, как CRM, телефония, почта или бизнес-процессы.

Настраиваемые права в коллабе:

Владелец коллабы может гибко настроить полномочия гостя в рамках данного пространства:

• Просмотр задач: Владелец может выбрать, кто может просматривать задачи коллабы. Если задачи конфиденциальны, права можно назначить только сотрудникам.
• Создание задач: Чтобы совместно работать с задачами, можно назначить права на создание всем участникам (включая гостей).
• Изменение задач: Можно открыть доступ для редактирования задач всем участникам или ограничить его только сотрудниками компании.
• Удаление задач: Во избежание случайного удаления задач, это право можно оставить только у владельца и модераторов.
• Доступ к файлам и календарю: Права доступа к этим инструментам настраиваются отдельно внутри коллабы.

Удаление гостя: Когда внешний подрядчик завершает работу над проектом, его достаточно удалить из чата, и он потеряет доступ ко всем данным коллабы. При этом вся история коммуникаций и данные остаются сохраненными в защищенном контуре компании.

5. Что видит представитель заказчика в коллабе? Как он может контролировать сроки задач и оставлять комментарий?

Коллаба — это выделенное рабочее пространство, где все инструменты связаны между собой.

Что видит представитель заказчика (гость):

• Обсуждение и коммуникации: Гость работает в чате коллабы, который является основным местом для коммуникации. В чате он видит реальные имена, должности и телефоны участников, а не непонятные ники. 
• Рабочие инструменты: Гостю доступны чаты, видеозвонки, календарь, файлы и задачи коллабы.
• Файлы: Гость видит новые материалы, может быстро посмотреть, отредактировать и оперативно дать правки в удобном месте для хранения и редактирования документов. 
• История коммуникаций: Вся история общения в чате сохраняется.

Контроль сроков и комментирование задач:

• Прогресс на виду: Гостю не нужно запрашивать статусы, так как в коллабе все задачи на виду, что позволяет удобно синхронизироваться и продвигать проект.
• Создание задач: Договоренности, достигнутые в чате, не теряются, так как из сообщения можно сразу создать задачу.
• Комментирование: Гость может отслеживать каждый шаг задачи и оставлять сообщения в комментариях.
• Уведомления: При каждом изменении в задаче гость будет получать уведомление на почту (если он приглашен в задачу по e-mail).
• Мобильность: Все возможности коллабы доступны в мобильном приложении Битрикс24, позволяя гостю контролировать выполнение задач и обмениваться файлами без компьютера.

6. Превратите договоренности в результат: используйте коллабы для работы с задачами

Коллабы Битрикс24 — это не просто чатик в стороннем мессенджере, а выделенное, безопасное пространство для вашего проекта, которое высоко оценят ваши клиенты.

Используя коллабы, вы получаете мощный набор инструментов, который:

• Обеспечивает безопасность данных: Вся история коммуникаций и рабочие файлы сохраняются в защищенном контуре вашей компании.
• Устраняет хаос и путаницу: Вы забываете о переключении между десятком сервисов — чаты, видеозвонки, задачи, файлы и встречи собраны в едином окне коммуникаций.
• Превращает слова в действия: Обсуждения быстро становятся конкретными задачами со сроком и ответственным, которые видят обе команды, что исключает “сломанный телефон”.
• Повышает эффективность: Коллаба ускоряет работу команды, делает процесс предсказуемым и снижает стресс.

Наращивайте ресурсы под растущие объемы ваших проектов, легко добавляйте участников, быстро погружайтесь в проект и держите всё под контролем с помощью Битрикс24 Коллаб.

Работая в Коллабах, вы словно управляете проектом не по разрозненным бумажным запискам, разбросанным по столам, а в цифровом, прозрачном кабинете, где каждая договоренность становится кирпичиком в здании, а статус работы виден через стеклянную стену.