Простая синхронизация с 1С:Бухгалтерией

Приложение обеспечивает обмен данными между Битрикс24 и 1С:Бухгалтерия 8 через механизм синхронизации сделок и счетов на оплату (документ "Счёт на оплату покупателю").

Решение ориентировано на сценарий, в котором:

менеджеры работают в Битрикс24
бухгалтер работает в 1С:Бухгалтерия 8
бухгалтер принимает данные по сделкам и генерирует документы "Счёт на оплату покупателю" с помощью удобного интерфейса
после создания счётов на оплату приложение отслеживает изменения на стороне программы 1С:Бухгалтерия 8 и транслирует эти изменения в Битрикс24
обмен данными выполняется по инициативе со стороны 1С:Бухгалтерия 8

Важно:
Данное решение не совместимо с 1С:Фреш.
Для использования у вас должна быть возможность установить расширение в информационную базу 1С:Предприятие 8 (инструкция по установке в разделе Скачать приложения на стороне Битрикс24)

Посмотрите видео о работе приложения:

Как работает синхронизация

Передача данных из Битрикс24 в 1С

Сделки в Битрикс24 помечаются пользователем через поле «Отправить в 1С» (или по кнопке которая доступна во встройке в сделку - Синхронизация с 1С:Бухгалтерия)
При этом данные не отправляются сразу — сделка только становится доступной для загрузки

Далее бухгалтер в программе 1С:

Переходит в расширение и на первой вкладке нажимает «Загрузить сделки».
Получает список сделок из Битрикс24.

Выделяя любые строки сделок, нажимает кнопку Создать счета:

создаются документы Счета на оплату покупателю в 1С, но не проводятся.

Важно:

Если в строке сделки недостаточно информации для создания нового счёта, то такие строки выделяются красным, бухгалтер может их отфильтровать по кнопке Отбор ошибки.
Документы Счета на оплату покупателя не проводятся, пользователь в программе 1С:Бухгалтерия должен сам зайти в документы и провести.

Создание и обработка счетов в 1С

Счета создаются, но не проводятся автоматически
Бухгалтер:
- проверяет данные
- при необходимости дополняет (например, реквизиты)
- вручную проводит счет

После проведения созданного документа миссия бухгалтера в приложении завершена, документ участвует в системе бухгалтерского учёта и приложение отслеживает изменения в части оплаты или отгрузки. Именно данные по оплате и по отгрузке передаются в сделку Битрикс24.

Отслеживание статусов сделки

В 1С:Бухгалтерия 8 приложение отслеживает два основных состояния документов Счета на оплату покупателям:

оплачено
отгружено

А также дополнительный комплексный статус:

оплачено и отгружено

Эти три статуса можно сопоставить со стадиями сделки, для этого нужно в приложении на стороне 1С перейти в настройке и нажать "Заполнить этапы Битрикс24". В открывшемся окне необходимо нажать кнопку Загрузить этапы Битрикс24 и в полученной таблице заполнить соответствия между состояниями документов в программе 1С и стадиями сделок.

Изменение состояния происходит через стандартные документы 1С:

Ручная отправка данных в Битрикс24

Приложение позволяет отправлять данные в Битрикс24 как вручную, так и автоматически по расписанию.

Рассмотрим вариант ручной отправки.

Бухгалтер открывает приложение в программе 1С и переходит на вторую вкладку Счета.

На этой вкладке пользователь всегда видит все документы, созданные в результате выгрузки сделок из Битрикс24, при этом галками в столбце Есть изменения для отправки отмечаются счета, в которых есть изменения по оплате или по отгрузки.

Если пользователь нажмет кнопку Обновить сделки, то только по документам, отмеченным таким галкам новая информация будет отправлена в Битрикс24 и отобразится в значениях полей на вкладке Синхронизация с 1С:Бухгалтерия 8

Дополнительно, кроме значений по оплате или отгрузки в соответствующих сделках меняется стадия, в соответствии с настройкой в данном приложении.

Отправка документов в Битрикс24

Из программы 1С можно отправить документы в сделку:

Бухгалтер переходит в приложение на стороне программы 1С и выбирает вторую вкладку Счета:

нажимает «Отправить счет» или Отправить УПД

В результате:

файл с документом прикрепляется к соответствующей сделке в Битрикс24

Поддерживаются документы:

Счет на оплату
УПД (при наличии проведённого документа Реализация товаров слуг, на основании документа Счёт на оплату покупателям в программе 1С:Бухгалтерия 8)

Автоматическая отправка данных в Битрикс24

Вы можете использовать регламентные задания вашей информационной базы 1С:Предприятие 8 для организации автоматической передачи данных из программы 1С в Битрикс24. Для настройки этого вариант обмена откройте приложение в 1С, перейдите в вкладку настройка и нажмите кнопку Обновление по расписанию. Откроется форма настройки регламентного задания вашей информационной базы 1С:Предприятие 8, в котором вы сможете указать расписание автоматической выгрузки данных из программы 1С в Битрикс24.

Важно: в таком варианте обновления данных в Битрикс24 будут поступать обновленные данные по оплате и отгрузке счетов, а также выполнятся смены стадий воронок в соответствии с настройкой на стороне программы 1С. Документы не будут выгружаться, эта операция только в ручном режиме.

Особенность отправки пакета данных.

В приложении установлены тарифы, которые лимитируют разовое количество документов, которое можно отправить в Битрикс24 в одном запросе, вне зависимости от ручной или автоматизированной отправки. Количество документов по тарифу см. на вкладке Тарифы в соответствии с вашим тарифом приложения.

Пример:

Утром в Битрикс24 было отмечено 20 сделок для отправки в 1С:Бухгалтерию 8. Бухгалтер создал 20 документов Счет на оплату покупателя и 11 из этих документов изменили своё состояние в части оплаты или отгрузки до следующей итерации отправки. Если в вашем тарифе строка "Лимит запросов" содержит 10 или меньше, то такие запросы не смогут быть обработаны сервером приложения.

Что делать?

В такой ситуации у вас два способа решения.

Отправлять в ручном режиме разово до 10 документов при их изменении оплаты или отгрузки.
Перейти на следующий тариф, который позволит разово обработать больший пакет документов.

Для смены тарифа нажмите кнопку Выбрать тариф и оплатите счёт на активацию тарифа.

Дополнительные особенности

В приложении на стороне Битрикс24 отображаются:

- время последней отправки данных
- время последнего получения данных

Вся эта информация доступа на вкладке Синхронизация с 1С:Бухгалтерией 8

Если позволяет ваш тариф Битрикс24, то вы можете настроить робота, который будет устанавливать значение поля "Счет на оплату [ПС_1С]" в истина при переключении на тот или иной этап сделки.