Складской учёт в Битрикс24: Анализ преимуществ и ограничений

Ведение успешных продаж и получение прибыли для любого товарного бизнеса невозможно без точного контроля над запасами, их стоимостью и местоположением. Отсутствие эффективной системы учёта приводит к убыткам. Для решения этих задач в CRM-системе Битрикс24 предусмотрен специальный инструмент — Складской учёт.

Битрикс24 — это универсальная CRM-система, предназначенная для управления продажами, маркетингом и коммуникациями с клиентами, которая также включает в себя инструменты для автоматизации бизнес-процессов, включая складской учёт. Цифровизация учёта даёт руководителю полный контроль над складами, помогает избежать недостач, неучтённых излишков, а также сводит к минимуму ошибки менеджеров при оформлении заказов.

Встроенный модуль складского учёта позволяет контролировать остатки, отслеживать поступления, перемещения и списания товаров, а также формировать необходимые документы.

Плюсы встроенного складского учёта в Битрикс24

Складской учёт в Битрикс24 является многофункциональным и при этом интуитивно понятным инструментом, не требующим от пользователя специфических знаний или навыков.

1. Доступность и снижение издержек

• Входит в тарифы: Складской учёт включен в стоимость всех коммерческих тарифов Битрикс24. Компаниям, уже использующим Битрикс24 в качестве CRM, новый модуль не будет стоить "ни копейки".
• Повышение эффективности: Автоматизация складского учёта помогает компаниям повысить эффективность работы, улучшить управление запасами и сократить издержки.

2. Комплексное управление запасами и документами

• Точный контроль остатков: Складской учёт является подробным и точным способом контроля товаров. Он позволяет фиксировать каждое поступление, продажу, перемещение между складами и списание. Это помогает избежать ситуаций, когда товара нет в наличии, но клиент уже оформил заказ.
• Работа с документами: С помощью документов можно учитывать актуальные остатки товаров. Документы, которые влияют на остатки, включают Приход, Перемещение, Реализацию и Списание.
• Управление несколькими складами: Инструмент подходит для компаний с несколькими складами или точками продаж и сложными процессами логистики. Вы можете создать неограниченное количество складов, управлять движением товаров, создавая заказы на перемещение, и всегда будете знать, где находятся нужные товары.
• Резервирование товаров: Доступна возможность закрепить товары за конкретным клиентом. Менеджеры могут видеть не только количество товаров на складе, но и сколько из них клиенты планируют приобрести в ближайшее время, что помогает управлять запасами. Товар резервируется по умолчанию на три дня, но этот срок можно изменить. Допускается резервировать больше товара, чем есть в доступном остатке, если ожидается скорая поставка.
• Интеграция с CRM: При продаже товаров система автоматически создаёт документ реализации и считает остатки. Реализация может происходить автоматически при успешном закрытии сделки. В карточке сделки можно отследить заказы, статус их выполнения и оплаты.

3. Удобство и аналитика

• Мобильность: С системой можно удобно работать не только на компьютере, но и на смартфоне, что позволяет фиксировать списание или получать информацию об остатках в любое время и в любом месте.
• Сканирование штрихкодов: Для добавления товаров в документы можно использовать классический USB-сканер или мобильное приложение Битрикс24, которое превращает смартфон в сканер штрих-кодов.


• Отчёты: Доступны встроенные инструменты аналитики складского учета, позволяющие анализировать остатки и движение товаров по складам. 
• Работа с маркетплейсами: Складской учёт помогает избежать блокировок карточек товаров на площадках (таких как Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет, Мегамаркет) из-за задержки отгрузки или пересорта, позволяя создать отдельный склад под каждую площадку и распределять остатки.

Минусы и ограничения встроенного учёта

Встроенный модуль складского учёта в Битрикс24 обладает базовым функционалом, который подходит не для всех типов бизнеса и имеет ряд ограничений:

• Ориентация на малый бизнес: Инструмент подходит, прежде всего, для небольших компаний.
• Сложность для простых задач: Складской учёт не подойдет, если вам требуется только простой количественный учёт. Для небольшого интернет-магазина, где все товары хранятся в одной торговой точке, проще использовать количественный учёт, который фиксирует только общее количество товара.
• Необходимость работы с документами: Складской учёт не подойдет, если в компании нет сотрудника, выделенного для работы с документами.

Когда встроенного учёта в Битрикс24 будет недостаточно и потребуется задействовать программу 1С

В некоторых случаях, особенно при масштабировании бизнеса или наличии уже сложившихся сложных процессов, возможностей базового складского учёта Битрикс24 может не хватить. В таких ситуациях рекомендуется использовать интеграцию с программой 1С.

Интеграция 1С и Битрикс24 потребуется, если:

1. Требуется сложная система учёта. Если нужна сложная система учета товаров, лучше использовать интеграцию с 1С.
2. Компания относится к среднему или крупному бизнесу. Для компаний среднего или крупного бизнеса рекомендуется использовать программу 1С, которая может быть полностью синхронизирована с Битрикс24.
3. Бизнес уже работает в 1С. Если компания уже использует 1С для ведения учёта, интеграция позволит совместить работу с клиентами в Битрикс24 и ведение складского учёта в 1С.

Особенности работы в режиме «Складской учет в 1С»

При выборе режима работы «Складской учет в 1С»:

• Битрикс24 получает данные о товарах, остатках и контрагентах непосредственно из 1С.
• Все складские документы (прихода, перемещения и списания) ведутся только в 1С.
• В этом режиме изменять товары и документы в Битрикс24 не получится.
• Модуль 1С позволяет обмениваться данными с Битрикс24 в режиме реального времени, включая добавление товаров, обновление остатков и цен, резервирование товаров в сделках и передачу данных об отгрузках.

Таким образом, выбор режима зависит от особенностей бизнеса: для быстрого старта и базовых нужд подойдет учёт в Битрикс24, а для сложной и детализированной системы необходима интеграция с 1С.

Преимущества синхронизации 1С и Битрикс24

Интеграция с модулем складского учёта 1С позволяет осуществлять обмен данными в режиме реального времени, что критически важно для оперативного управления продажами и запасами.

Ключевые аспекты, которые обеспечивает эта синхронизация:

1. Единый источник данных (1С — главный):

•   В режиме «Складской учет в 1С» Битрикс24 получает данные о товарах, их остатках и контрагентах непосредственно из 1С.
•   Все ключевые складские документы — прихода, перемещения и списания — ведутся только в 1С.
•   В этом режиме изменять товары и документы в Битрикс24 не получится.

2. Обновление информации в реальном времени:

•   Модуль позволяет добавлять товары, а также обновлять их остатки и цены в Битрикс24, синхронизируя их с данными в 1С.
•   Возможна настройка, при которой выгрузка остатков и цен происходит в реальном времени или по графику.
•   Вы можете выбрать, с каких именно складов 1С будут загружаться данные об остатках, и настроить соответствие между складами в 1С и Битрикс24.

3. Автоматизация продаж и отгрузок:

• При создании сделки в Битрикс24 система может автоматически резервировать товары на складе, создавая при этом заказ в 1С. Резервирование товаров в сделках — один из ключевых синхронизируемых процессов.
• После настройки интеграции вы сможете продавать товары из 1С через CRM Битрикс24.
• Интеграция позволяет синхронизировать отгрузки между системами в режиме реального времени. Это доступно для конфигураций «Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой».

4. Настройка ценовой политики:

• В настройках можно указать, какие прайс-листы будут использоваться для выгрузки цен, и установить базовый тип цен для CRM в Битрикс24.

Таким образом, выбирая интеграцию, вы совмещаете мощные учетные и бухгалтерские возможности 1С с эффективными инструментами CRM и продаж в Битрикс24, получая полный контроль и над клиентскими коммуникациями, и над сложным товарным учётом.