Как сделать пропускную систему для вашей компании на Битрикс24?
Сразу выделим два варианта, когда описанное ниже решение будет максимально эффективно.
Первый вариант
Вы достаточно крупная компания с вахтером на входе. У вас есть КПП и вы регистрируете всех посетителей, если это не сотрудники.
В этом случае с помощью Битрикс24 вы можете автоматизировать контроль и учёт всех людей, проходящих через КПП. При этом отпадёт необходимость требовать документ у гостя и записывать его в "тетрадь".
Второй вариант
Вы арендуете офис в бизнес-центре и к вам часто приходят посетители. При этом вам приходится или заказывать пропуска, или каким-то образом согласовывать каждого гостя.
В этом случае с помощью Битрикс24 вы сможете предоставить администратору инструмент, позволяющий исключить процедуру согласования посетителей, так как каждый из них будет предъявлять пропуск с QR кодом. Всё, что потребуется дополнительно - подключить сканер штрих-кодов к рабочему месту.
Таким образом, решение получается таким:
- в Битрикс24 вы регистрируете пропуск с указанием разрешенного интервала
- Администратор БЦ сканирует пропуск и получает наглядное представление о посетителе (ФИО, фото, в какой офис направляется).
Что нужно для каждого варианта?
- Установить приложение Бюро пропусков для Битрикс24 из маркетплейс.
- Для каждого гостя создать Контакт и настроить ему пропуск.
- Отправить файл пропуска любым удобным способом (почта, мессенджер)
Важно: такое решение позволит также организовать пропускную систему для ваших сотрудников, они будут предъявлять пропуск также, как посетители.
Эта опция описана в отдельной статье.
Приложение ведет журнал посещений и вы сможете просматривать историю визитов как каждого посетителя (Контакта), так и видеть сводный журнал посещений всех гостей в приложении в специальном отчёте.
Дополнительно в приложении предусмотрена простая авторизация администраторов (операторов), которые контролируют проход на территорию по пропускам.
Далее приводим инструкцию по настройке и использованию приложения.
Приложение Бюро пропусков для гостей вашего офиса
Для использования нашего приложения вам необходимо установить компьютер или ноутбук в месте, через которое проходят посетители вашего офиса. Дополнительно понадобится сканер штрих-кода без каких-либо особенных технических требования.
Вы можете использовать один сканер или два сканера, подключенных к компьютеру. В случае с двумя сканерами, обязательно нужно настроить один на вход, один на выход.
Приложение позволяет организовать работу как с оператором, так в автоматизированном режиме.В случае работа режима с оператором каждый проход будет подтверждаться нажатием кнопки на экране контрольного приложения
В автоматизированном режиме достаточно просто сканировать пропуск. Система будет просто регистрировать проходы.
Для ваших гостей пропуска создаются в сущности Контакт. Используйте встройку поля Управление пропуском [БП] и создавайте пропуск для вашего посетителя.
Для создания пропуска посетителя обязательно указывается:
- Срок действия пропуска - период его действия
- Ответственный сотрудник - сотрудник вашей компании, который будет ответственным за встречу
После создания пропуска он сохраняется в поле Пропуск [БП] и его можно скачать в формате PDF файла и переслать вашему ожидаемому посетителю.
Важно: вы можете создавать новый пропуск в Контакте, старый при этом аннулируется. Пропуск не удаляется. В случаях, когда вам нужно отменить его действие, рекомендуем просто изменить дату ДО.
Приложение сканирования
Это главное управляющее приложение, которое регистрирует проходы (вход и выход) гостей.
Приложение генерируется под каждый портал и запускается через браузер. Очевидно, что для работы приложения необходимо стабильное интернет-соединение.
Приложение сканирования отображает текущий пропуск после любого сканирования. Оператор видит значимую информацию (например срок действия пропуска гостя) и сам принимает решение – регистрировать проход или нет. Для регистрации прохода оператор нажимает кнопку «Разрешить».
В случае, если приложение сканирования работает в автоматическом режиме, то регистрация происходит строго по политикам доступа: текущее время соответствует периоду в пропуске гостя.
При обработке пропусков посетителей (сущность CRM – Контакт) строгой проверки выходов и входов не предусмотрено.
Важно: приложение не идентифицирует именно Гостя как конкретный Контакт, поэтому если гость вошел по одному пропуску, то и выйти должен по этому пропуску.
Вопросы и ответы
Какие сканеры нужны?
Подойдут любые, главное - возможность считывания QR кода.
Можно использовать только один сканер?
Да, для этого нужно выбрать в настройке приложения автоматический режим.
Сколько стоит приложение?
Приложение доступно в подписке Маркетплейс. Возможно для вашей задачи потребуется дополнительный платный тариф.
