Битрикс24 для мебельной компании c использованием приложений

Для мебельной компании, где каждый этап важен, мы собрали в Битрикс24 полный цикл: от клиента, который оставил заявку, до мастера, который установил мебель и получил подпись. Никаких разрывов — только автоматизация, которая работает на реальный результат.

Мы не просто настроили Битрикс24. В настройку мы включили ключевые решения из Маркетплейс Битрикс24, которые реально помогают команде.

1. «Отслеживание заказа клиентом» - клиент видит статус заказа в реальном времени.
2. «Согласование заказа c клиентом» - подтверждает дату и детали прямо в приложении.
3. «Маркеры в CRM» - быстро выделяем важные заказы: «оплата задержана», «срочно» и т.д.
4. «Управление производством и работами» - рабочие в цеху обновляют этапы с телефона, с фото и комментариями.
5. «Геолокация в сделках» - доставщики видят свои маршруты и заказы на карте — без звонков и путаницы.

Описание кейса автоматизации

В Битрикс24 настроены воронки и смарт-процессы, которые автоматизируют весь цикл - от первой заявки до финальной оплаты.

Воронка 1: Продажа.

Процесс начинается с поступление заказа от клиента.

1. Новый заказ.

На этом этапе руководителем отдела продаж назначается менеджер для работы с новым заказом. Менеджеру необходимо узнать всю необходимую информацию, получить замеры, дизайн.

Менеджер создаёт сделку, указывая:

• Клиента и его контактные данные,
• Предварительный срок выполнения,
• Фото/описание мебели,
• Файлы замеров и дизайн-проекта.

На данном шаге мы используем приложение "Отслеживание заказа клиентом", которое позволяет получить короткую ссылку и отправить ее клиенту. 

Перейдя по ссылке, клиент видит все, что необходимо: что делаем, за сколько, когда будет готово, кто отвечает. В приложении можно добавить и другие поля для отслеживания клиентом. Клиент при возникновении вопросов может напрямую связаться с менеджером.

         

2. Готовим расчёт.

Менеджер передаёт заказ бухгалтеру - тот считает стоимость материалов, работ, фурнитуры для получения общей суммы заказа. Менеджер получает недостающую информацию от клиента.

3. Счёт на оплату.

Бухгалтер заполняет поле «Счёт» и система автоматически переводит сделку на следующий этап.

4. Ожидание оплаты.

Система отслеживает поступление оплаты. При успешной оплате клиенту отправляется автоматическое письмо с подтверждением. Если оплата не поступает в течение 3 дней — менеджер получает уведомление для напоминания.

5. Поставлен в план.

После оплаты заказ автоматически переходит в воронку «Проектирование» - без ручного переноса.

6. Финальный счёт.

После установки выставляется финальный счёт (если есть доплата). После оплаты  сделка закрывается, клиенту отправляется благодарность и просьба оставить отзыв.

Сделка закрывается как успешная.

Воронка 2: Проектирование.

1. Готовится.

На этом этапе система автоматически заполняет данные клиента из CRM, формирует уникальную ссылку для отслеживания заказа и создаёт поле «Файлы проекта». В него загружаются:

• Фото помещения,
• Замеры,
• Исходный дизайн.

Указывается предварительный срок выполнения.

2. В работе.

На этом этапе главный проектировщик назначает ответственного. Проектировщик начинает работу над заказом. В поле «Файлы проекта» загружаются все технические материалы:

• Чертежи,
• Спецификации материалов,
• 3D-визуализации,
• Расчёты количества комплектующих.

Все версии файлов сохраняются в истории для контроля.

3. Проект готов.

На этом этапе проект автоматически отправляется в смарт-процесс «закупка материалов». Система автоматически уведомляет менеджера, который должен:

- Сформировать итоговую смету,

- Отправить клиенту ссылку на проект и стоимость

4. Согласование проекта.

Менеджер связывается с клиентом для согласования проекта. Клиент просматривает проект по ссылке, отправленной ему ранее. Если клиента не устраивает что-то в проекте, то он связывается с менеджером и заказ отправляется на этап доработки. Если клиента всё устраивает, то он утверждает проект.

5. Доработка проекта.

Проектировщик вносит изменения на основе обратной связи клиента. После завершения доработок проект снова отправляется на согласование. Цикл повторяется до тех пор, пока клиент не утвердит финальную версию.

После утверждения автоматически запускается смарт-процесс, чтобы подготовиться к стадии производства.

Смарт-процесс 1: Закупка материалов.

1. Обработка заказа.

После утверждения проекта система автоматически создаёт задачу на закупку материалов. В карточке заказа отображаются: сумма, клиент, сделка, срок и файлы проекта. Главный проектировщик назначает ответственного для закупки.

2. Материалы к закупке.

На этом этапе ответственный проверяет наличие материалов на складе. В файлах проекта ведёт учёт недостающих комплектующих.

3. Закупка в процессе.

Все недостающие материалы закупаются по списку. Учёт ведётся в тех же файлах проекта.

4. Закуплено.

Все материалы закуплены, заказ отправляется на производство.
Происходит автоматический переход в смарт-процесс, который будет вести производство мебели по этапам.

Смарт-процесс 2: Производство.

1. Передан на производство.

После завершения закупки система автоматически переводит заказ в смарт-процесс производства. Автоматически подставляются нужные данные: сумма, клиент, сделка, примерный срок и файлы проекта. Начальник цеха назначает ответственного.

На данном шаге подключаем приложение «Управление производством и работами» для того, чтобы подключить к смарт-процессу работников производственного цеха, которые не имеют доступа в CRM.

В специальном поле автоматически формируется QR код, который нужен для производства.

Этот QR-код можно отсканировать в Битрикс24 или распечатать в виде документа «Заказ-наряд».

Получаем вот такой документ для внутреннего использования, который нужно распечатать и передать в производственный цех:

Теперь рабочие могут менять этапы производства прямо из цеха. Для этого нужно будет зарегистрировать их в приложении «Управление производством и работами»:

При сканировании QR-кода сотрудник вводит PIN.

Система идентифицирует его и открывает интерфейс приложения.

                

Работник производства может:

• Обновить статус этапа (например, «Раскрой завершён»),
• Загрузить фото выполненной работы,
• Оставить комментарий (например, «Деталь №12 — отклонение по толщине»).

Все комментарии и фото автоматически отображаются в сделке. Офис видит реальное состояние заказа без звонков.   

          

2. Раскрой и обработка.

Из древесины вырезаются заготовки — затем обрабатываются: фрезеровка, шлифовка, кромление.
Фото и статус фиксируются в приложении.

3.   Отделка.

Этап, когда мебель приобретает свой окончательный вид. Детали обрабатываются: покраска, лакировка, декорирование. Каждый шаг подтверждён фото и комментарием.

4.   Сборка.

Все обработанные детали соединяются в единую конструкцию. После сборки — загружается фото готовой мебели, проверяется функциональность (двери, ящики, механизмы).

5. ОТК.

Контроль качества мебели: внешний вид, прочность, функциональность и т.д. Если мебель не проходит ОТК, то отправляется на доработку, пока не будет соответствовать критериям. Готово к монтажу – Мебель помечена как готовая к доставке. Система уведомляет логиста и клиента. Заказ переходит в воронку «Доставка и установка»  где начинается следующий цикл.

Важно: в результате использования приложения "Управление производством и работами" ответственный сотрудник, находясь в офисе, получает наглядную картину о промежуточном состоянии производимого изделия с фотографиями каждого этапа.

         

Воронка 3: Доставка и сборка.

1.  Новая доставка и согласование даты.

Это первый этап перед доставкой, где ответственным является менеджер. Он должен согласовать с клиентом дату и время визита рабочих, но сначала рассмотрим карточку сделки.

Для этого мы подключили к данной воронке ещё одно приложение «Согласование заказа с клиентом», которое позволяет получать подтверждение от заказчика предложенной даты доставки.

На данном этапе у нас автоматически заполнились поля: сумма, клиент, предлагаемый срок доставки,

Менеджер ставит галочку «Нужно согласовать» и переводит сделку на этап «Согласование даты».

Автоматически система формирует QR-код и быструю ссылку, которую отправляет заказчику. Клиент переходит по ссылке и видит интерфейс с данными своего заказа и кнопкой СОГЛАСОВАТЬ.

По нажатию на кнопку, заказ перейдёт на следующий этап. Если клиент не согласует в течение 48 часов - система уведомляет менеджера о том, что нужно связаться с клиентом.

Готово – доставка согласована и сделка перешла на Этап Доставка!

Дополнительным удобством в данной воронке является поле Маркер CRM, которое позволяет показать крупный и яркий индикатор, характеризующий данного клиента.

Теперь переходим к оформлению этапа Доставка.

2.   Доставка.

На этом этапе используем приложение «Геолокация в сделках».

После заполнения полей с адресом доставки и указанием сотрудника доставки, в мобильном приложении Битрикс24 система автоматически создает задание выполнения доставки и сборки.

Указанный работник – это мобильный сотрудник, который является ответственным за выполнение работы по доставке и сборке заказа до клиента. Для взаимодействия со сделкой ему нужно использовать мобильное приложение Битрикс24.

Сотрудник доставки видит все свои задания на доставку в разделе «Геолокация в сделках». На странице отображаетcя вся информация по заказу.

            

Оканчивая сборку заказа на территории клиента, сотрудник нажимает кнопку завершить, перед ним появляется поля для подтверждения действия, где нужно нажать отправить, если всё точно готово.

Данный заказ автоматически перейдёт на этап Собрано и в карточке сделки будет отмечено во сколько сотрудник выполнил доставку и сборку заказа.

3.   Собрано.

Теперь менеджер должен связаться с клиентом для контроля качества доставки и сборки. Для этого все заказы, с клиентами которых нужно созвониться находятся в стадии «Заказ завершен» и если клиента всё устраивает, то успешно завершается.

Ключевые итоги

Внедрение Битрикс24 позволило комплексно автоматизировать все ключевые процессы мебельной компании - от продаж до доставки и сборки. Для этого были использованы воронки продаж, смарт-процессы и приложения из Маркетплейса Битрикс24.

Основные этапы автоматизации:

1.   Продажи

• Ведение сделки от заявки до оплаты.
• Использование приложения «Отслеживание заказа клиентом» для информирования клиента.
• Автоматическое создание счетов, контроль оплаты и переход на этап проектирования.

2.   Проектирование

• Создание и согласование проекта с клиентом.
• Загрузка чертежей, визуализаций и спецификаций.
• Автоматический запуск закупки материалов после утверждения проекта.

3.   Закупка материалов

• Контроль наличия и закупка недостающих материалов.
• Автоматический переход на производство после завершения закупки.

4.   Производство

• Использование приложения «Управление производством» для контроля этапов изготовления.
• QR-коды для рабочих, позволяющие обновлять статусы, загружать фото и комментарии прямо из цеха.
• Контроль качества (ОТК) перед передачей на доставку.

5.   Доставка и сборка

• Согласование даты доставки через приложение «Согласование заказа с клиентом».
• Использование «Геолокации в сделках» для координации мобильных сотрудников.
• Контроль завершения заказа и обратная связь с клиентом.

Результат:
Система обеспечила сквозную видимость процессов, ускорила согласования, улучшила взаимодействие с клиентами и повысила контроль на каждом этапе - от заказа до установки мебели.